Löneadministration är en kritisk del av varje företags verksamhet. Det gäller inte bara att sända ut löner på utsatt tid, utan också att försäkra sig om att allt är riktigt och i överensstämmelse med nuvarande lagstiftning. Ett svenskt företag som tog hjälp av Beviso Ekonomibyrå AB för löneadministration har nyligen haft problem som äventyrar företagets anseende.
Semesterkaos och brist på kommunikation
I juli månad skickade det anlitande företaget in sina löneunderlag till Beviso. Som svar fick de en autoresponder som meddelade att den ansvariga personen var på semester. Också försöken att nå en annan anställd på Beviso misslyckades. I en brådskande åtgärd för att säkerställa att löner skulle utbetalas i tid, skickade företaget e-post till alla Beviso-medarbetare. Lönerna kom till slut, men inte utan fel och utan möjlighet för företaget att granska dem innan utbetalning.
Uppsägning som “hämnd”
Beviso valde att avsluta samarbetet med företaget istället för att förbättra sin tjänst efter kritiken. Detta ägde rum samma dag som löneunderlagen för nästa månad skulle inkomma, vilket kan uppfattas som en slags “vedergällning” eftersom företaget hade kontaktat andra Beviso-medarbetare om den dåliga servicen.
Kvalitetsbrist och höga kostnader
Vid en genomgång av tidigare löneutbetalningar visade det sig att det inte var första gången som fel hade begåtts. Flera anställda hade fel antal semesterdagar registrerade, och andra fel hade också smugit sig in. För en tjänst som kostade över 3000 kr i månaden, var detta oacceptabelt. Det framkom att Beviso i princip bara hade kopierat data från en Excel-fil till ett löneprogram, utan någon form av kvalitetskontroll. Med en uppskattad tidsåtgång på en kvart för detta arbete, skulle timkostnaden bli astronomiska 12 000 kr.
Slutsats och rekommendation med varning
Det drabbade företaget har nu bytt till en annan löneadministratör och betalar per timme för bevisad kompetens. De är glada att ha lämnat Beviso bakom sig och varnar andra företag för att anlita dem. Om du är en potentiell kund till Beviso Ekonomibyrå AB, bör du tänka dig för en extra gång. Det finns en risk att du, precis som det drabbade företaget, får betala dyrt för en tjänst som inte lever upp till förväntningarna.
Observera om du är en befintlig kund hos Beviso Ekonomibyrå AB
För dig som redan är en klient hos Beviso, rekommenderas det starkt att du utför en genomgående kontroll av den tjänst du får.Detta innebär att du bör kontrollera tidigare lönebetalningar, lediga dagar och andra nyckeldetaljer.Det är en risk att du kommer att hitta fel och luckor som måste åtgärdas, och det kan vara en god idé att se över andra alternativ för löneadministration.